Belege richtig ablegen – so sparen Sie Zeit und Geld
Viele kleine Betriebe sammeln Belege das ganze Jahr über in einer Kiste und kümmern sich erst kurz vor dem Termin beim Steuerberater darum. Das Sortieren dauert dann Stunden, und jede Stunde beim Steuerberater kostet. Dabei geht es mit wenig Aufwand deutlich einfacher.
1. Sofort digital erfassen
Fotografieren Sie jeden Beleg direkt nach dem Kauf mit dem Smartphone. Programme wie Lexware Office haben dazu eine App, die den Beleg gleich der richtigen Firma zuordnet. Das Papier legen Sie danach in einen einzigen Ordner pro Monat.
2. Einen festen Termin pro Woche einplanen
Nehmen Sie sich jede Woche 15 Minuten, zum Beispiel am Freitagnachmittag. Prüfen Sie, ob zu jeder Abbuchung auf dem Konto ein Beleg vorhanden ist. Fehlende Belege fordern Sie sofort beim Lieferanten an, solange sich noch jemand erinnert.
3. Geschäftliches und Privates trennen
Ein eigenes Geschäftskonto und eine eigene Geschäftskarte sparen viel Arbeit. Jede private Buchung auf dem Geschäftskonto muss später einzeln erklärt werden.
Wie lange Sie Belege aufbewahren müssen
Rechnungen und Buchungsbelege müssen Sie acht Jahre aufbewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Digital erfasste Belege dürfen Sie nur dann vernichten, wenn die Ablage den GoBD-Regeln entspricht. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.
Keine Zeit dafür? Genau das übernehme ich für Sie: Belege erfassen, zuordnen und mit dem Konto abgleichen, Monat für Monat. Rufen Sie mich an unter 02538 690 99 78.